第一章  总则

 

第一条 为加强鲁南技师学院（以下简称学院）档案工作，推进档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《高等学校档案管理办法》和《山东省档案管理条例》等法律法规，制定本规定。

第二条 本规定所称的学院档案，是指学院在各项活动中形成的，对国家和社会、单位有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

第三条 学院档案工作是国家档案事业的重要组成部分，是学院不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护历史真实面貌的一项重要工作。

第四条 学院的全部档案应当集中、统一管理。档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。

第五条 学院不断加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。

档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费列入学院年度财政预算。

 

第二章  机构设置与职责

 

第六条 学院档案工作坚持统一领导、分级管理、集中保管的原则。形成由分管领导具体负责、党委（院长）办公室（以下简称办公室）及各处、室、系、部（以下简称各部门）负责人组成的档案工作协调机制，协调处理学院档案具体工作、重大事务和重要事项。

第七条 设立学院档案室（以下简称档案室），为办公室内设机构，负责学院档案工作的统筹规划、组织协调、制度建设，统一管理、指导、监督和检查。

第八条 由办公室1名副主任分管档案具体业务，配备专职档案工作人员；各部门由1名领导分管本部门的档案工作，并指定1至2名档案兼职人员。

第九条 档案室是保存和提供利用学校档案的职能管理部门专门机构，应当具备符合国家要求的档案库房和管理设施。

第十条 学院档案工作的基本任务是：

（一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将规范学院档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案；

（二）制定并组织实施档案工作发展计划；

（三）对学院的各类档案及有关史料进行接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管，对各部门各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导；

（四）负责管理学院的全部档案并提供利用，协助做好学院政府信息公开工作；

（五）编制各类检索工具，整理档案史料和参考资料，合理开发档案信息资源；

（六）负责学院档案信息化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理；

（七）接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度，定期向市档案馆移交档案；

（八）负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案的学术研究和信息交流活动，开展档案宣传、教育活动；

（九）保守档案机密，确保档案的安全管理；

（十）对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向学院提出表彰奖励建议；对违反档案管理要求的部门或个人，向学院提出处理建议。

 

第三章  档案人员管理

 

第十一条 档案工作人员应当为学院正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，熟悉学院工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，具备胜任岗位要求的工作能力，并定期参加业务培训。

不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。

笫十二条 办公室专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制。档案专业技术人员队伍应保持相对稳定，并与学院事业发展需要相适应。

专职档案工作人员，应参加学院重要计划、规划的制订、论证、调度会议；参加基建工程竣工验收；参加中心学术委员会会议，参与科研课题鉴定；万元以上仪器设备开箱验收并行程记录。

负责学院综合档案室、实物档案室等库房的管理、维护。

笫十三条 各部门兼职档案工作人员主要职责：

（一）负责与本部门有关人员联系，做好本部门各类档案材料的收集、积累、整理、立卷，及时向档案室移交应归档的档案材料；

（二）负责本部门不需移交的档案资料的管理和日常利用；

（三）负责与学院综合档案室的工作联系，接受业务指导、检查和监督；

（四）参加本部门重要的计划和协调会议，参加引进技术、工程竣工验收和重要设备到货开箱验收，对文件材料及时验收归档、以确保归档文件材料系统完整；

（五）参加上级档案部门、学院组织的各类档案业务培训。

第十四条 档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行

 

第四章  管理与归档

 

笫十五条 档案室应根据目前国家有关规定，结合学院实际，制定档案工作规范、文件材料的归档范围、保管期限及密级等相关制度，并认真贯彻执行。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

笫十六条 档案室应认真执行《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》，对档案进行系统整理、科学分类与管理。

笫十七条 归档的档案材料包括纸质文件、电子文件及传统载体的照片、录音、录像等。文件材料形成时，应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。归档文件材料应为原件，确保真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。

电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2016) 执行，电子文件应当连同元数据一并收集。电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。

纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十八条 文件材料的归档范围是：

（一）党群类（DQ）：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（二）行政类（XZ）：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（三）学生类（XS）：主要包括学院每年新生招生情况，学籍档案、入学登记表、体检信息、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。按《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）相关规定执行。

（四）教学类（JX）：主要包括学院反映在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。按《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）相关规定执行。

（五）科研类（KY）：主要包括各部门在科研工作过程中形成的科研管理文件、经费使用、科研立项、学术活动等形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（六）产品生产与科技开发类（CP）：主要包括学院在产学研过程中形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（七）基本建设类（JJ）：主要包括学院在基建工作中从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建、加固、维修等项目的全过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（八）仪器设备类（SB）：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（九）出版物类（CB）：主要包括学校自行编辑出版的学术刊物、书籍、资料等的审稿单、原稿、样书及出版发行记录和具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（十）外事类（WS）：主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师等材料；学院授予境外人士名誉职务、称号和具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

（十一）财会类（CK）：主要包括上级有关财会工作的文件材料，学院在财务管理过程中形成的财会管理规定、会计核算的专业材料等文件材料。

（十二）声像档案（SX）：各部门和个人在各种活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的照片、电影、幻灯、录像、录音等不同载体的记录资料。

（十三）实物档案（SW）：主要包括学院各项工作中产生或获得的奖品、奖牌、奖章、证书、题词、公务礼品、赠品、印模（印章）、书画等实物。

（十四）其他档案（QT）：与师生切身利益密切相关的各类文件材料以及其他重要档案材料。

第十九条 学院实行档案材料形成部门、课题组立卷归档责任制。

各部门档案工作人员应当按照归档要求，组织本部门工作人员及时整理符合要求的档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员核查合格后移交档案室。

第二十条 文书档案的收集范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定执行。

（一）会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定。

（二）照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821）和《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）规定。

（三）其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

第二十一条 档案材料的归档时间为：

（一）各部门要在次学年7月底前归档。

（二）教学部门要在次学年度寒假前归档。

（三）科研、产品类档案应当在项目完成后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

（四）设备档案要在设备验收并投入使用后2个月内归档，引进设备为索赔期满后2个月内归档。

（五）出版类档案于出版后次年7月底前归档。

（六）财会类档案在会计年度终了后立卷，按要求整理编目，暂由财会部门保管5年，期满后的次年7月底前归档。

（七）实物类档案可随时归档。

（八）声像载体材料在完成制作后3个月内归档，照片档案在每年寒假前归档。

归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续和登记手续，记录电子文件归档过程元数据。

第二十二条 任何单位和个人不得以任何借口拒绝归档，或将档案资料据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，可以通过征集、代管等形式进行集中管理。

笫二十三条 档案室负责向国内外征集与学院有关的各种档案和资料，同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料及有助于档案管理和利用所必需的专用设备。

第二十四条 两个及以上部门协作完成项目的文件，由主办部门负责汇总立卷归档。凡与外单位合作完成的项目，若学院为主办单位，档案室应当负责归档一套完整的档案；若学院为协作单位，可只归档承担任务有关的部分。

笫二十五条 因机构变更，对变更前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，向有关单位协商确定保存办法。

笫二十六条 档案室对所保管的档案和资料应定期进行检查，加强档案保护技术的研究与改进，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时建立数字化副本，进行电子档案备份；定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，并建立检查和处理情况台账。对损毁、丢失档案的，要依法查处，并督促档案形成部门积极予以补救。

遇有特殊情况，应立即报告分管领导，及时处理。

笫二十七条 保管期限已满的档案，档案室要严格按照国家有关规定定期组织鉴定与销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

笫二十八条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，严格按照国家有关法律和行政法规的规定执行。经常开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件的发生。

笫二十九条 学院应当建立完善统计工作，对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。

认真执行档案统计年报制度，汇总分析当年档案工作情况行程年度报告，并按照国家有关规定，及时向同级档案行政管理部门、上级档案部门报送。

第三十条 学院通过购买服务方式辅助实现档案工作基本任务时，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。

档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）规定。

 

第五章  保管与保障

 

第三十一条 学院应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保主体安全和信息安全。要制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。将档案管理应急预案纳入学院总体应急预案。

把档案室列入学校重点保护范围，确保档案安全管理。其中：

（一）存放涉密档案应当设有专门库房和相应的设备。

（二）存放声像、照片、电子等特殊载体的档案，应设有专门库房和相应的设备。

（三）对重要档案、重要的电子档案要实行异地异质备份保管，确保重要档案的安全保管。

笫三十二条 档案库房应符合《档案馆建设标准》要求，配备消防设施，配置恒温、恒湿等管理设施，做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防霉、防有害气体等；库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

笫三十三条 应当监测和记录库房温湿度，根据需要采取措施调节；定期检查维护库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库房清洁。

第三十四条 建立健全库房管理制度，库房的技术管理应设专人负责，库房档案的收进和移出应严格手续。

第三十五条 学院有计划地为档案室配置复印、传真、录音、摄像、电脑等设备，以及档案工作各项装具，为档案工作顺利开展提供人力、财力和物力等方面保障，确保档案管理现代化的需要。

为档案工作人员配备劳动保护用品，避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

 

第六章  利用与开发

 

第三十六条 学院各部门和全体师生员工都有保护和利用档案的义务和权利。凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用学院属于开放范围的档案。

第三十七条 档案室要按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或个人均无权公布学院档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

笫三十八条 学院积极开发档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。档案的利用应严格按照档案查、借阅有关规定办理。档案工作人员应当进行档案查、借阅登记和利用效果反馈记录，对利用活动及时跟踪和监督。

第三十九条 境外组织或个人利用学院档案的，须经有关主管部门介绍、学院批准，并按照国家有关规定办理。

第四十条 学院重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经学院批准。

第四十一条 档案室编制各种检索工具，设立查阅利用档案资料的阅览室、计算机查询系统等，为利用者提供便捷服务。

第四十二条 学院积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集，以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式，发挥档案价值。

第四十三条 学院积极采用数据分析、文本挖掘等新方法，扩展档案开发的力度和深度。

 

第五章  信息化建设

 

第四十四条 学院加强档案信息化工作，将档案信息化工作纳入学院电子政务和信息化总体规划。

学院档案信息化工作应当与学院信息化建设、档案室信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。

第四十五条 学院开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。数字档案室建设按照《数字档案室建设指南》执行。

第四十六条 学院建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作。

第四十七条 纸质档案数字化按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31）执行，录音录像档案数字化按照《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62）执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。

学院积极实施纸质档案数字复制件的全文识别，将现有图像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。

第四十八条 学院配备的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化的管理需要并适当冗余、方便扩展。

档案室配置独立的专业服务器和专用存储设备。服务器和存储设备应当满足高效、可用、可扩展等要求。

第四十九条 学院办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。

第五十条 电子档案的文件格式和质量应当符合标准要求，元数据应当齐全完整，满足长期保存和国家综合档案馆进馆要求。

电子档案管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。电子档案管理系统基本功能和可选功能应当参照《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价办法》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194）以及统计国家综合档案馆的相关要求执行。

电子档案管理系统等级保护不得低于二级标准，分级保护等级应当与电子档案最高密级相适应。使用电子政务云服务的，应当与电子政务云管理机构明确安全管理责任。

第五十一条 学院为电子档案安全储存配置在线储存系统。在线储存系统应当实施容错技术方案，定期扫描、诊断储存设备。需制定电子档案备份方案和策略，采用磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案实行离线备份。具备条件时，应对电子档案进行近线备份和容灾备份。

学院根据需要制定电子档案转换与迁移方案和策略，转换与迁移活动应当记入电子档案管理过程元数据。

第五十二条 学院统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作，采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。

 

第六章  奖励与处罚

 

第五十三条 有下列情形之一的，由学院给予表彰奖励：

（一）档案收集、整理、移交做出显著成绩的；

（二）档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）档案利用、开发取得突出效果的；

（四）档案学理论研究、档案科研做出重要贡献的；

（五）将重要或者珍贵档案捐赠给学院的；

（六）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的；

（七）从事专（兼）职档案工作满15年的。

第五十四条 有下列行为之一的，由学院责令限期改正；情节严重的，由学院对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）未按规定形成、收集档案的，未按要求配备档案工作人员的；

（二）将应当归档的文件材料据为己有，拒绝移交档案室的；

（三）档案管理不符合档案安全保护要求，玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（四）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（五）涂改、伪造档案的；

（六）擅自出卖、赠送、交换档案的。

 

第七章  附则

 

笫五十五条 各部门应根据本办法制定档案管理实施细则。

第五十六条 本办法由党委（院长）办公室负责解释。

笫五十七条 本办法自公布之日起施行。凡国家或上级主管部门有明确规定的，按国家或上级主管部门规定执行。